秘书十大特质
秘书十大特质
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A对事 准确性 好判断力 工作效率 机智性 主动性 |
B对人 考虑周到 圆滑性 谨慎性 责任感 客观性 |
现依对事与对人两方面，分别说明如下：
一、对事方面：
在研究这些资质特点之前，应知道这些资质特点皆需费时，非一蹴可几。新进秘书往往渴望自己的能力强、速度快，因而未花时间去注意准确性、认知事务轻重、内涵性及变通性。秘书对时间及速度的重视是可理解的，但如果不具备以下五项的资质，经常工作会终归于无效率或产生尴尬的局面，增加主管之困扰。
对事方面的资质有五项：准确性；好判断力；工作效率；机智性；主动性。现分别说明如下：
（一）准确性
准确性在此五项中，排行最前，可见其重要性。秘书每天的工作，都可能会有错。每打一定，每写一字，都有可能错。然而，有效率的秘书每天都做准确的工作。没有准确性，秘书的工作毫无意义。事实上，不准确的工作比不做还糟，因它所带来的麻烦，可能要花更多的时间去清理。
但要如何才能算是准确性呢？即是每件细节都很精确。这是需要时间、耐心与专心的。如果遵循下列四步骤，就能做出准确的工作：
—小心完成每件工作。
—小心核对每个细节
—小心改正所有错误
—小心检查修正过的细节
在制作文件，如果需要列出价格时，秘书要小心地打字，小心地检查价格是否正确，小心修正任何错误，然后在小心地核对修正过的价格。你会怀疑，如果没发现任何错误，而一再检查，是否很费时。不，绝不。如果检查十次，还未发现任何错误，但在第十一次才发现错误，所花的时间还是值得的。准确性，即是小心地检查过，小心地改正过，小心地再检查过的小心的工作。
（二）好判断力：
每位主管都要求秘书有好的判断力。如果秘书总是道歉说：“对不起，这件事我未想到”，那么，就必须培养此特质。幸运地，这是可以培养训练的。这了要有好的判断力，可遵循下列四个步骤：
第一步骤：想想看你正在做什么
现在你已能不必想而能够记事、打字、读、说、及听。思考就是控制心思；即是，集中精神。所以，思考是训练好判断力的绝对要素。
第二步骤：看看是否该采取行动。
如果能集中思考，便知是否该采取行动。例如，是否有错要改、有问题要问、有业务待改进、或程序要变动等。如果自己能力办不到，找主管去。不错过任何采取行动的机会。
第三步骤：研析各种因素。
当你需要采取行动时，研析一切情况一调查、综合、分析-以判断是否有未考虑到的因素，值得再斟酌。
第四步骤：当机采取行动
依各种因素，衡量该采取的行动。然后，在适当的时机，采取必要的行动。以下举个好判断力的实例。
《情况一》
主管交待秘书去写一封信。当秘书在写信时对于时间问题没有十分肯定。经过判断后，再去请示主管，原来主管弄错了。秘书的正确判断，省下很多麻烦，也获得主管的赞许。
《情况二》
主管感冒在家。有位很重要的客户打电话来。急着要与主管谈一笔生意。秘书判断分析，觉得良机不可失，况且主管只是感冒而已。所以，秘书决定去电告知主管，但首先准备客户的齐全资料，以备主管询问。最后，主管称赞秘书的好的判断力。
（三）工作效率：
工作效率即是在最短的时间内有条理、有系统地完成最大的任务。一般办公时间同样为八小时，有些秘书能处理好很多件任务；有些秘书则处理不了一件相同的任务。如果能力都相同的话，那差别就在于做事有无工作效率。
有效率的秘书在收集资料做报告时，会向各可靠的来源获得资讯并取下列的步骤：
─把整个资料分成许多单元
─把每单元资料分别写在纸条上
─把每单元依其来源来分类
─把纸条依系统排列
─把相关的单元归类成档
用此方法可以有系统地完成任务。有系统、有条理即是工作效率的先决条件。在办公室里的业务程序也是需要有条理、有系统。例如，主管出差，他希望秘书作电话记录。秘书则必须能筛选电话，并把每通电话的重点记在便条纸上，以便主管回来，即可一目了然，这就是工作效率。
（四）机智性
机智性来自“再升”（rise again）之意。对于一个秘书，机智意即：在传统因袭的方式进行不通时，转向其他的资源或方法，以求解决。主管有时会指派难以完成的任务。秘书，甚至在心里颓丧时，必须保持乐观的态度。在遇困难时，不放弃，而试着找其他可行之道，再尝试，直到成功。
有位主管想找一份资料，但在档案里，遍找不着。秘书由档案里得知资料来自当地的专业协会会长，就决定去找这位会长，但即发现电话簿没登记。所以秘书打电话到他家，间接得知他办公室的电话号码，再打给他的秘书，而获得那份资料。其实秘书早就可以放弃了，但没有。机智是设法找出不同的解决办法，直到成功为止。
（五）主动性
主动性即是能预见该做的事。没有指使，便主动地去做。所有秘书工作皆需要主动性去完成：指定的工作、例行工作、流程业务、及创意的工作。
主动性可分为二种方式：
—为主管的方便。（服务性）
—为主管分忧解劳。（业务性）
第一方式：
有位秘书把客户来信给主管看时，通常把先前相关的通信资料附上，以利主管参考。主管可能没时间看它，但他喜欢这样，以利得知来龙去脉，并做出最佳之决定与指定。
第二方式：
秘书由报上得知主管之朋友被任命为某公司之董事长。秘书把报导剪下并附上自己先拟的祝贺函，一起呈给主管。不管主喜不喜欢这封祝贺函，他一定会感激秘书的主动性的。
二、对人方面：
（一）考虑周到：
秘书要能体谅、帮助、同情别人。考虑周到即是在为自己着想前，先考虑别人。如果一个人不能考虑别人，便仅仅只会依本性来做，因为人总是先考虑到自己。所以，考虑周到的资质是需要训练与培养的。努力、纪律现训练将有助于修正思想模式。当秘书能自然表达出先考虑别人时，必能获得真正的满足。
以下的例子，显示出如何恰当地表现考虑周到：
─如果认为主管可能会急需要你的帮助时，就留在自己的位置上。（考虑周到）
─在主管处于山穷水尽时，提供他有效的策略；当他感头疼时，帮他倒一杯凉水。（同情心）
─主管不在办公室时，才打私人电话。（以主管方便为主）
总而言之，一位考虑周到的人，先考虑别人。
（二）圆滑性
圆滑性使秘书建立并维持和谐的工作关系。使用考虑周到的词句及体贴的举止，秘书可使人不感窘困与难过。相同地，其他人也会喜欢她（他），因为她（他）的圆滑性。
由下列的原则，可以练习圆滑性的技巧：
小心选用字：
—不妥：你什么时候可完成那工作？（语气强）
佳：你在中午前可完成那工作吗？（委婉）
—不妥：现在帮我打字。（命令式）
佳：你介意现在帮我打字吗？（客气）
—不妥：你明天要来上班。（命令式）
佳：你明天打算来上班吗？（尊重对方）
圆滑性就是承担责骂：
秘书在打好信后，发现有个错误，是主管的疏忽所致。秘书马上承担是自己的错，并立即修正。很微妙地，秘书的承担错误及承受责骂，使得此错误的情况，很完满的解决了。
圆滑性就是避免批评：
少说“我早就告诉你！”也不要说“我知道我是对的！”就是你很肯定，也不要说这些话，以免伤了对方的自尊心。当主管有错时，避免批评，才能维持良好的人际关系。
圆滑性就是装聋作哑：
听到有人批评，或听到主
（三）谨慎性：
对于有经验的秘书，谨慎性意味着把公司里所有业务保密。对于初任的秘书，谨慎性则意味着只把机密性的业务保密。一般秘书都通晓公司业务，但有经验的秘书，知道这一切都是公司的机密。公司主管也是希望秘书能谨慎地保密，不希望秘书谈论他的工作或他的私生活。谨慎性即是谨守业务机密，少谈论他人之私务。
（四）责任感：
主管通常把责任感列为秘书条件之首。有责任感的秘书是非常敬业的。忠于职守，做事有条有理，有始有终。把主管所赋予的任务，当作一种挑战，全力以赴凤求完满达成。责任感亦是一种使命感，一种使命去承担完满达成主管所托付的任务。
由秘书的业务来探讨，秘书的责任感可归纳为四方面：
─努力达成主管上司交待的任务。
─尽力去执行秘书的例行业务。
─努力去完成主管上司未交待但必须做的任务。
─发挥协调的功能并以本身工作态度作为其他职员之表率一不迟到、不早退、坦诚待人、尽忠职守。
（五）客观性：
客观性是以超然的、无私的态度，来看整体性的情况后，才做出反应。并即，置身事外，以理智而不带感情、不带私心的态度来分析一件事。秘书是需要有客观性的。有时候，工作受到批评，文件要重打；或建议被拒绝了。秘书可能会显出沮丧、失望与泄气。然而，主管即希望秘书能退一步，以全盘、客观的方式来看此事。想一想，主管为了避免再度犯错，才做批评。这是个良性的建议。文件必须重打，则是因主管做了很多变更，已改得面目全非了。另外，秘书的建议虽然有很多优点，但因牵涉高成本，所以暂被拒绝了。尔后，秘书对于提出计划或建议，反而更有成本概念了。
客观性可使秘书在采取任何反应前，心平气和的研析情境。